Immáron két éve, hogy az életünkbe meteoritként csapódó pandémia hatására startupok és vállalkozások ezrei cserélték home office-ra a megszokott irodai környezetet. A változás sok kihívás elé állította a munkáltatókat; egy friss kutatás szerint ugyanis 71%-uknak gondot jelent alkalmazkodni a távmunkához.

Miként tartható fenn a dolgozói motiváció távmunkában is? Hogyan lehet nemcsak szinten tartani, de akár fokozni is a teljesítményt? Milyen vezetői attitűdre van szükség remote munkavégzésnél? A cikkben ezekre a kérdésekre adunk gyakorlatias válaszokat.

Távmunkában lényegesen komplexebb kihívás csapatot vezetni

Egy vezető feladata, hogy elősegítse a zavartalan munkavégzés feltételeit, és hogy a legtöbbet hozza ki az egyénekből, így növelve és a csapatszintű teljesítményt is. Miután a pandémia következtében sok helyen megszűntek az irodatér megszokott keretei, a feladat nagyságrendekkel nehezebbé vált.

Remote munkavégzés közben ugyanis korlátozottak az egymással folytatott interakciók lehetőségei. Az elszigeteltség egyszerre fokozza a stresszhatást és rombolja a koncentrációt, miközben a csapatszellemet és a kreativitást is negatívan befolyásolja. Ehhez jöhetnek hozzá pluszban a dolgozói fókuszt visszavető figyelemelterelő otthoni körülmények.

Vezetőt próbáló, ugyanakkor nem lehetetlen kihívás ezen a nehezített pályán fenntartani az elköteleződést, vagy akár fokozni is a produktivitást. Mutatjuk, hogyan lehetséges!

A nulladik célravezető lépés az elvárások definiálása

A csapat minden egyes tagjában tudatosítani kell a rá vonatkozó prioritásokat. A zavartalan munkamenet fenntartása végett tehát ne legyenek kérdőjelek a munkaidő, kapcsolattartás, rendelkezésre állás, vagy a KPI mutatók egyikét tekintve sem.

A hosszú távon hatékony távmunka kulcsa egy minden érintett részéről betartható keretrendszer kidolgozása. Ehhez elengedhetetlenek az egyéni és csapatszintű, kristálytisztán definiált elvárások.

Célravezető lehet a napi „check-in” meetingek bevezetése

Magyarul érdemes szokássá formálni az olyan gyors megbeszéléseket, ahol mindenki beszámolhat a hozzá tartozó projektek fejleményeiről. A „check-in” meetingek legfontosabb célja, hogy bizonyos mértékben helyettesítsék a személyes interakciók hiányát amellett, hogy a felmerülő kérdések tisztázásához is előnyös platformot kínálhatnak.

Könnyen lehet, hogy eleinte nem mindenkinek tetszik a napi kötelező jellegű részvétel. Érdemes viszont kitartani a megoldás mellett, hiszen így senki sem szigetelődik el a csapaton belül. Az esetleges ellenállás gyorsan csökken majd, pláne akkor, ha a meetingek időtartama kellően rövid marad akár reggelente indításként, vagy délután a munkanap zárásaként.

A megbeszélések legyenek rövidek, fókuszáltak és pragmatikusak

Online térben hamarabb lankad a figyelem, ezzel együtt a kollektív ötletelés is alacsonyabb hatékonysággal működik. Ennek fényében nettó időpocsékolás indokolatlanul elnyújtani egy-egy megbeszélést, ha egyébként erre nincs feltétlenül szükség.

A strukturált meetingek megvalósítása érdekében megéri előre készülni a tervezett napirendű pontokkal, majd ezek érintésével szép tempósan menedzselni az adott online meetinget.

Néhány jobban sikerült alkalom után már a csapat is tudja majd, hogy a megbeszélések nem feltétlenül jelentenek elégetett perceket a munkaidőből.

Az egyéni fejlődés és produktivitás nyomon követése

Még ha nem is szeretik kimondani, a legtöbb munkatárs igényli a munkájára vonatkozó rendszeres visszacsatolást. Ezáltal transzparens képet kaphatnak arról, hogy az általuk az asztalra letett produktum mennyisége és minősége mennyire van szinkronban a vezetői elvárásokkal.

Másrészt menedzserként sem árt tisztában lenni a dolgozók eredményeivel, elakadásaival. Kulcsfontosságú vezetői feladat tehát, hogy havi vagy negyedéves bontásban lehetőleg minden csapattag számára sikerüljön négyszemközt visszacsatolást adni.

Remote inkább az eredmények, mintsem a jelenlét értékelése számít

Vagyis távmunkában szükség van némi paradigmaváltásra a dolgozói teljesítményértékelés szempontjából. Míg standard irodai környezetben általában az aktív jelenlétet díjazzák a vezetők, home office keretei között jobban megéri az eredményekre fókuszálni.

A munkájukat otthonról végző csapattagok életében nagyban elmosódik a munka és magánélet határa, akár az akaratukon kívül is. Ezért a 9-től 5-ig történő irodai jelenlét értékelésének némileg elavult szemlélete helyett a rendszeres értékeléseknél kifizetődőbb a megvalósított produktumot szem előtt tartani.

Home officeban kifizetődőbb a mentorálás, mint az irányítás

Hacsak nem egy-egy új munkatárs betanításáról van szó, remote munkavégzésnél hatékonyabb a mentori vagy coach jellegű vezetői magatartás.

A Pareto-elv itt is használható – 80% támogató és 20% irányító vezetői magatartással növelhető a csapat hatékonysága.

A „mikro-menedzselés” kontraproduktív gyakorlatának, – vagyis annak, hogy a vezető indokolatlanul szeretné mindenen (is) rajta tartani a kezét – teljes elhagyása kiemelten fontos. Bizalom nélkül úgysincs hatékony munkavégzés, támogató mentorként pedig többet hozhat ki a csapatból a jó vezető.

A rugalmas vezetői attitűd távmunkában elengedhetetlen

Még ha ez nem is olyan egyszerű a gyakorlatban. Ebben a helyzetben teljes mértékben tolerálható, amikor egy-egy kollégát történetesen a gyerek lebetegedése, a nem működő otthoni Wifi, vagy a szomszédban zajló felújítási munkálatok zökkentenek ki a normál körforgásból.

Ajánlott a flexibilis, toleráns és türelmes vezetői magatartás. Vezetőként alkalmazkodjunk a megváltozott körülményekhez, bízzunk a csapat munkamoráljában. Érdekes módon az emberek egyébként is élnek a beléjük táplált bizalmi invesztícióval. Pláne akkor, ha transzparensek az elvárások és világosak a célok, amelyek mögé könnyen felsorakozhatnak.

Fontos az alapvető munkakörülmények biztosítása

Vezetőként esszenciális feladat gondoskodni arról is, hogy a távoli munkavégzés ideális keretek között, a megfelelő eszközök és a vállalati infrastruktúrához való távoli hozzáférés zökkenőmentesen működhessen. Elsőként kell értesülni róla, ha valakinél elromlott a céges laptop, nem áll rendelkezésre akár több monitor a komplexebb feladatokhoz, vagy épp az otthoni internetkapcsolat instabilitása hátráltatja a munkavégzést, valamint a megfelelő jogosultságok biztosítása is legalább ilyen fontos.

Kulcsfontosságú a csapaton belüli együttműködés

Egy csapat értékét pontosan az emelheti új szintre, ha a benne dolgozók képességei összeadódnak. Vezetői felelősség azonban, hogy az online térben is kialakulhasson a kollaboráció.

Mérjük fel az egyének erősségeit, majd ehhez mérten szervezzük meg a munka egyes fázisait. Akár 2-5 fős projektjellegű kisebb csapatokat kialakítva, ahol egy-egy ügyfélprojekten vagy részfeladaton mehet a brainstorming, a kollektív megvalósítás.

Remote dolgozva 2022-ben ezeket a folyamatokat célszerű modern projektmenedzsment platformmal támogatni, lehetőséget biztosítva a fennakadásoktól mentes kommunikációra és a fájlok cseréjére.

Nem szabad megfeledkezni a csapatszintű sikerek megünnepléséről

Kevés dolog szomorúbb annál, mint amikor egy csapat elfelejt örülni az elért mérföldköveknek. Vezetőként ne fukarkodjunk a dicsérettel, a pozitív megerősítéssel, a teljesítmény megfelelő szinten történő jutalmazásával.

Sőt, bizonyos időközönként érdemes apropót találni egy-egy személyes találkozó tető alá hozására is. Az önfeledt beszélgetések és közös ünneplések ugyanis masszív kohéziós erőt jelenthetnek, hosszútávon megalapozva meg a csapategységet.

Forrás: SHRM.org

Konklúzió

Csapatmérettől, iparágtól és tapasztalattól függetlenül a vezetői feladatkör konstans kihívások, megoldandó problémák és elérendő mérföldkövek összetett halmaza. Pontosan ebben rejlik az esszenciája, ettől annyira izgalmas.

A cikkben felsorolt gyakorlati tippek megvalósításánál sokat számít a sorrend. Megéri tehát az elvárások tisztázásával kezdeni, szokássá formálni a napi kommunikációt, majd pedig rugalmas vezetői magatartással támogatni az egyének fejlődését a csapat produktumával együtt. Hajrá, sok sikert a kivitelezéshez!